Jeśli pismo ma zostać doręczone osobie fizycznej, to powinno być ono dostarczone jej osobiście, czyli do rąk własnych. Jeśli dana osoba nie ma zdolności procesowej- jej przedstawicielowi ustawowemu. Pisma skierowane do osób prawnych- firm, instytucji, organizacji, przekazuje się osobie ustanowionej do reprezentowania tejże osoby przed sądem (np. prezesowi zarządu, przewodniczącemu, itp.) albo pracownikowi wyznaczonemu do odbioru pism (np. sekretarce). Jeśli dana osoba, czy to fizyczna, czy prawna, ma ustanowionego pełnomocnika procesowego, albo osobę upoważnioną do odbioru pism, wówczas pisma sądowe należy kierować do tych osób. Firmom, instytucjom, organizacjom i innym osobom prawnym, które podlegają wpisowi do KRS, pisma doręcza się na adres wpisany w tymże rejestrze.
Doręczenie pism sądowych odbywają się zazwyczaj poprzez pocztę, jednak mogą także być przekazywane przez komornika, czy sądową służbę doręczeniową. Pisma powinny być dostarczane w porze dziennej, a w porze nocnej (pomiędzy 21 a 7 rano) i w dni wolne od pracy tylko w wyjątkowych przypadkach, ale po uprzednim zarządzeniu prezesa sądu.
Pisma powinny być doręczane w miejscu zamieszkania danej osoby, albo w miejscu pracy, albo tam, gdzie się adresata zastanie. Dlatego ważne jest, aby w pismach sądowych oraz w trakcie postępowania informować sąd o każdej zmianie miejsca zamieszkania. Jeśli się nie dopełni tego obowiązku, to sąd nadal będzie wysyłał pisma na wskazany adres, a skutek będzie taki, jakby pismo zostało doręczone.
Osoby pozbawione wolności otrzymują pisma przez zarząd aresztu czy zakładu karnego. Żołnierze, funkcjonariusze Policji i Służby Więziennej otrzymują pisma poprzez swoich przełożonych. Nie wyklucza to oczywiście doręczania im pism bezpośrednio do miejsca zamieszkania.
Jeśli danej osoby nie zastanie się w miejscu zamieszkania, wówczas można oddać pismo dorosłemu domownikowi, o ile nie jest przeciwnikiem adresata w sprawie (czyli np. żona, która wniosła o alimenty przeciwko mężowi nie może za niego odebrać pisma) i podejmie się przekazać pismo osobie, do której jest ono skierowane. Można także dostarczyć pismo w administracji domu, dozorcy domu czy sołtysowi, także mając na uwadze, czy osoby te nie są przeciwnikami adresata w danej sprawie i czy zgodzą się oddać mu pismo.
Pismo można także dostarczyć w miejscu pracy osobie upoważnionej do odbioru pism, jeśli osoby tej nie zastanie się w miejscu pracy.
Jeśli żaden z powyższych sposobów nie można doręczyć pisma, wówczas o ile pismo doręczane jest pocztą- pozostawia się awizo w skrzynce pocztowej, a pismo w danym urzędzie pocztowym.
W sytuacji, gdy adresat pisma lub dorosły domownik odmawia przyjęcia pisma, wówczas pozostawia się pismo w miejscu doręczenia, a jeśli jest to niemożliwe, to pismo przesyłane pocztą pozostawia się w urzędzie pocztowym.
Cudzoziemcy mający miejsce zamieszkania za granicą, powinni ustanowić w kraju pełnomocnika do doręczeń, o czym zostaną pouczeni przez sąd przy pierwszym doręczeniu.
autorka: mgr Anna Szul-Szywała
