Andrzej Świątkowski  autor jest prawnikiem, specjalizuje się w sprawach międzynarodowych

System prawny RP nie ustanawia obowiązku transkrypcji zagranicznych aktów dotyczących obywateli polskich (a tym bardziej obywateli innych krajów) do naszych ksiąg. Wpis jest jednak niezbędny w każdym przypadku, gdy należy udokumentować stan cywilny danej osoby lub/i potwierdzić fakt wystąpienia zdarzenia z zakresu stanu cywilnego, a zdarzenie to miało miejsce za granicą. Istnieje szereg uprawnień, z których skorzystać można jedynie wówczas, gdy przedstawi się polski odpis aktu stanu cywilnego. Pozwala to udowodnić, że dane prawa przysługują konkretnej osobie/grupie osób.

Przykładowe sytuacje gdy transkrypcja aktu okaże się niezbędna:

a) wpis aktu urodzenia (konieczny w każdym przypadku, gdy należy udokumentować urodzenie danej osoby, a nastąpiło o­no za granicą); postępowanie o poświadczenie obywatelstwa polskiego, postępowanie o nadanie obywatelstwa polskiego dla obywateli państw obcych, uznanie dziecka, postępowanie sądowe w zakresie ustalenia/zaprzeczenia ojcostwa, wpisanie dziecka do paszportu rodzica, nadanie numeru PESEL, starania o tzw. becikowe,

- wpis aktu małżeństwa (wymagany w każdym przypadku, gdy należy udokumentować zawarcie małżeństwa przez daną osobę/y, a miało o­no miejsce za granicą); wnioski o nowy dowód osobisty, paszport, prawo jazdy (stary dokument stracił ważność lub osoba, której dotyczy, w wyniku zawarcia małżeństwa zmieniła nazwisko), postępowania sądowe, w których należy wykazać fakt istnienia małżeństwa (sprawy o rozwód, uznanie za skuteczny na terenie RP wyroku rozwodowego zapadłego za granicą, separację, alimenty),

- wpis aktu zgonu (potrzebny w każdym przypadku, gdy należy udokumentować zgon danej osoby, a miał o­n miejsce za granicą); postępowanie w zakresie zwrotu kosztów pogrzebu, uzyskania należności z tytułu ubezpieczeń osoby zmarłej (w tym również od ubezpieczycieli prywatnych),postępowanie spadkowe, wymeldowanie osoby zmarłej.

Powyższe przykłady wskazują, w jak istotnych i niezwykle częstych w praktyce sytuacjach pojawia się konieczność legitymowania się polskim odpisem aktu stanu cywilnego. Zaznaczyć przy tym należy, iż istnieje stała tendencja do poszerzania się tego katalogu. Znaczenie omawianej instytucji zwiększa dodatkowo fakt nasilania się procesów migracyjnych we współczesnym świecie (dotyczy to w szczególności naszego kraju, w którym obok trendu związanego z emigracją zarobkową Polaków odnotowuje się zwiększenie napływu obywateli państw b. ZSRR, którzy czynią starania o legalizację pobytu, składają wnioski o nadanie obywatelstwa polskiego itd).