Andrzej Świątkowski  autor jest prawnikiem, specjalizuje się w sprawach międzynarodowych

Załączone do wniosku oryginały dokumentów nie podlegają zwrotowi, lecz pozostają w tzw. aktach zbiorowych USC.

Po przyjęciu wniosku USC ma prawo żądać dodatkowych dokumentów i/lub wyjaśnień niezbędnych z uwagi na konkretny przypadek procedury umiejscowienia aktu.

Transkrypcji można dokonać, bez względu na to, czy osoba, której akt dotyczy, jest obywatelem polskim czy cudzoziemcem.

Bardzo często zdarza się, że zagraniczny odpis, mający stanowić podstawę transkrypcji, nie odpowiada swą treścią polskiemu aktowi stanu cywilnego, który ma powstać na jego podstawie, lub też, że zawiera o­n błędy. Wszelkie tego typu braki, rozbieżności jak również te z błędów, które mieszczą się w ramach tzw. oczywistych błędów pisarskich można uzupełnić i/lub sprostować w postępowaniu przed kierownikiem USC. Podstawą uzupełnienia i/lub prostowania jestakt, który powstał wcześniej w historii danej osoby (np. akt małżeństwa uzupełnia się aktami urodzeń osób zawierających związek małżeński). Jeżeli błąd ma charakter przekraczający zakres pojęciowy oczywistego błędu pisarskiego, jego prostowanie odbywa się w postępowaniu sądowym.

Jeśli przedłożony do wpisu zagraniczny akt małżeństwa zawiera informacje o nazwiskach noszonych po zawarciu tego związku przez małżonków i ich dzieci, to dyspozycja ta zostanie odnotowana w jego polskim odpowiedniku. Umieszczenie takiej informacji jest równoznaczne ze złożeniem oświadczenia o wyborze nowego nazwiska zgodnie z polskimi przepisami. Jeżeli jednak takiej informacji nie zamieszczono w przedkładanym akcie, to obywatel polski, który zawarł małżeństwo w zagranicznym USC i nie złożył tam oświadczenia w sprawie swojego nazwiska, może je złożyć wraz z wnioskiem o wpis aktu. W przypadku gdy oboje małżonkowie maja obywatelstwo polskie, mogą także złożyć oświadczenie o nazwisku dzieci zrodzonych z tego małżeństwa. Oświadczenia te muszą być zgodne z art. 25 § 2 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz.U. z 1964 r. Nr 9, poz. 59 z późn. zm.), zgodnie z którym małżonkowie mogą nosić wspólne nazwisko będące dotychczasowym nazwiskiem jednego z nich, każdy z małżonków może również zachować swoje dotychczasowe nazwisko albo połączyć z nim dotychczasowe nazwisko drugiego małżonka. Nazwisko utworzone w wyniku połączenia nie może składać się z więcej niż dwóch członów. W braku złożenia takich oświadczeń (przy transkrypcji aktu który nie zawiera informacji o nazwiskach małżeńskich), każdy z małżonków pozostaje przy swoim dotychczasowym nazwisku, a dzieci noszą nazwisko ojca.

Umiejscowienie aktu niesie często ze sobą konieczność przeprowadzenia dodatkowych czynności/postępowań (w tym sądowych). Na podstawie art. 73 ust. 2-4 p.a.s.c. w aktach można odnotowywać (w formie tzw. wzmianek dodatkowych bądź przypisków) zmiany wynikające w ich treści z rozstrzygnięć organów państw obcych (np. sądów). Kiedy jednak wpisanie wzmianki czy przypisku w akcie ma wynikać z orzeczenia organu państwa obcego, a dotyczy materii zarezerwowanej w Polsce dla drogi sądowej, konieczne będzie uprzednie uznanie takiego orzeczenia przez polski sąd (chyba, że znosi ten wymóg umowa międzynarodowa, której RP jest stroną). Oznacza to w szczególności konieczność uznawania za skuteczne na terenie RP wyroków rozwodowych zapadłych w krajach, z którymi Polska nie posiada umów dotyczących ich automatycznej uznawalności. Postępowanie w powyższej sprawie toczy się w polskim Sądzie Okręgowym właściwym dla miejsca zamieszkania wnioskodawcy. Osoby, które nie posiadają stałego meldunku w Polsce zwracają się do Sądu Okręgowego w Warszawie, Al. Solidarności 127, 00-951 Warszawa. Inne przykłady orzeczeń, które należy uznawać za skuteczne w polskim sądzie dotyczą przykładowo: sądowego ustalenia ojcostwa, unieważnienia uznania,zaprzeczenia ojcostwa, przysposobienia.

Umiejscowienia zagranicznego aktu z urzędu dokonuje kierownik USC w sytuacjach wyjątkowych, gdy wymaga tego interes społeczny (zwykle o takiej konieczności jest zawiadamiany przez sad, prokuraturę, inny urząd).

Szczególne wypadki rejestracji w polskich księgach zdarzeń z zakresu stanu cywilnego przewidują: art. 35 pasc (zgodnie z którym, jeżeli akt urodzenia, małżeństwa lub zgonu został sporządzony za granicą, a uzyskanie odpisu aktu jest niemożliwe lub związane z poważnymi trudnościami, można odtworzyć jego treść na wniosek osoby zainteresowanej, organu państwowego lub z urzędu), oraz art. 70 pasc (stanowi o­n, że urodzenie, zawarcie małżeństwa lub zgon, które nastąpiły za granicą i nie zostały zarejestrowane w zagranicznych księgach stanu cywilnego, można zarejestrować w polskich księgach stanu cywilnego).